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クラブ幹事会議事録を下記致します。
第一回幹事会は平成27年5月16日(土)
新所沢の天狗で開催されました。







29年度第1回万集高級テニスクラブ幹事会議

2017年4月14日(金)  1:15 p.m. ? 3:00 p.m.

場所 : 新所沢 天狗

主催者:会長 小島宗

 

出席者:                小島宗 大隅登紀男 清藤道男 杉山三男 木村実 児島秀夫

配布資料:            クラブ規約  会議資料(事前準備)

項目                 内      容                      備 考

10‘

現状報告             29年度クラブ運営全般(1月〜現在)

〃 会計経理について

〃 運営状況の概要について

(1)          会員の確保、入会金、年会費の徴収、口座振り込み

(2)          テニスコートの確保(火、金曜、及び土、日曜、祝祭日)

         ・小島担当分  航空公園、所沢総合

     ・大隅担当分  航空公園、狭山市(新狭山、智光山)

    ・木村担当分  航空公園

・再取得(小島)航空公園(毎月22日、所沢総合(毎月22日)

・コートの公開、 参加希望申請の登録、使用コートの調整と決定

3)テニスボール購入、保管と利用提供

4)実施時(参加費集金、実施統制、事前準備、事後整理、傷害防止等)                    会長

    会計  

議決内容             29年度のクラブ運営 (主旨:維持管理業務の会長負担を多少でも軽減する)

1.       確保コートの公開、名義変更

           ・「HP」の掲載公開は会長の主要業務とするが、他の業務は極力分割する。

・コート取得者は受付処理の出来る者を選定(自分を含む)名義変更の処理をする。

   (所沢総合:利用日の一週間前から 航空公園:前月の23日以降)    

           ・名義変更の結果を会長に連絡し「HP」を最新状態にする。

2.       参加希望者の取り纏め

           ・参加希望者は「HP」を確認して前々日の17時までに連絡する。

           ・会長は「HP」の参加希望者欄を更新する。(1コート8名程度を上限とする)

3.テニスコートの利用

           ・当日の受付、参加費徴収、実施統制は、通常「コート名義者」が実施する。

4.テニス会計

・受付者は参加費からコート使用料を差し引き、残金に参加者名簿を添えて

会計担当者に提出する。(当日不可能な場合、出来る限り速やかに)

・会計担当者は、1ヶ月単位で集計し郵貯の貯蓄口座に振り込む。

・会計担当者は、受付者から提出された参加者名簿を保存する。

・会計担当者は、会長の指示に基づき必要経費を口座から引き出す。

5.レベルアップの施策

・会員の技術向上のため清藤レッスンを企画する。(清藤氏の余裕の有るとき)

            ・清藤シングルスは現行通り。

・清藤ダブルス練習会(定員制限5名。登録は申請順)

・会計については、「4項テニス会計」に準ずる。

6.その他の検討事項

・ 航空公園のロッカー借用の方式変更について

他のグループと共用借用、鍵はコピーし(経費6000円位)会長管理。

・規約の見直しはしない。参加費の変更はしない。試合球は新品とする。 

・他のクラブとの関係は規約に基づき、円滑に運営する。

・参加希望の申請(前々日17時までの徹底) 

申請後12日登録されなければ再申請すること。

・参加申請の書式(別示する)

・テニスコートの取得 平日(火、金)土曜、日曜、祝祭日。

(抽選申請時の重複回避、他グループとの交換、譲渡等は慎重に行う)

・適当な時期にイベントを開催する。(例 交流試合、BQ大会等)

・新入会員の募集 会の方針に沿い円満に活動出来る人物であること。

 

参加希望を申請するとき下記のように記述して申請して下さい。

 

参加希望

418日(火)航空公園 @,A

421日(金)所沢総合 @,A

422日(土)航空公園 @,A

宜しくお願い致します。

所沢 山田浩一郎

TEL : 04-xxxx-xxxx

携帯    090-xxxx-xxxx

                             mail yamada-kouichiro@nifty.com

※上記は正規の実例ですが必ずしも同じで

なくても良い、ただし日付、場所、時間帯

参加者名は必須。      


出席幹事:会長、小島宗、幹事兼副会長、大隅登記男、幹事、清藤道男、杉山、木村

万集幹事会議事録

Job Description(役割分担)再確認

平成27516日の決定事項(決定事項は赤で表示
場所:  新所沢、天狗

出席者:下記幹事及び会長、5名(12時半から3時半)

幹事:清藤、大隅、木村、杉山
会長:小島 宗

抽選申込(従来)
小島担当分          航空公園、総合運動場
大隅担当分          航空公園、狭山市(新狭山、智光山)
木村担当分          航空公園(約20人分)

参加者希望欄(Outlook)からピックアップしてHPに掲載
取れているイベントの毎日、再チェックする。
従来通り小島
総合運動場の名義変更(杉山若しくは小島に変更)
上記変更時に予約の再確認

航空公園の県外を県内に変更
上記変更時に予約の再確認

再取得
航空公園(毎月22日)総合運動場(毎月2日)
従来通り小島

航空公園、総合運動場、新狭山の受付及び支払
杉山、小島、大隅、新たに木村、(どちらか早く着いた人)

HPの更新及び参加者の掲載(従来通り小島担当

テニス会計(小島)廃止する。
集金及び記載(125月までの記載をプリントアウト)
小口現金の締め(月末)郵便貯金通帳に入金
その都度入金票をつけ参加者が自分の名前をチェック(○)をして、支払金額を
あらかじめ用意したテニス缶に入れる。(十河さんにお願いする。)
後日上原さんに決定了解。

郵便貯金への入金
一か月ごとに金額を確認して郵便局に入金(小島若しくは担当者)
従来の元帳に月末ごとに入金記載(小島担当)

清藤さん担当
火曜日と土曜日のレベルアップレッスン(平成27年6月から実施)

クラブからの除名者
幹事会にて2名の除名を決定しました。

後日除名通告をする。

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